Kofax PaperPort 14 Professional

Das digitale Büro ist schon bei vielen Unternehmen ein wichtiges Thema geworden. Doch wie kann es in der Praxis umgesetzt werden? Es ist gar nicht so schwer, wie viele Menschen befürchten. Mittlerweile steht eine leistungsfähige Software zur Verfügung, mit der sich Dokumente in Papierform einfach und komfortabel digitalisieren lassen. Besonders gut eignet sich Kofax PaperPort 14 Standard oder Professional. Diese Software ist nicht nur einfach zu bedienen, sondern sie bietet diverse Funktionen.

Was kann Kofax PaperPort 14 Professional?

Diese moderne Bürosoftware hilft beim Einscannen, Konvertieren und Ablegen der Dokumente. Sofern ein Scanner an Ihrem Rechner angeschlossen ist, brauchen Sie nur noch die Dokumente damit einzuscannen. Die Software konvertiert daraufhin gleich in das bekannte und weit verbreitete PDF-Format. Dieses hat sich sowohl im privaten als auch im Businessbereich durchgesetzt, weil es sich mit allen gängigen Endgeräten betrachten lässt. Daher ist es völlig unerheblich, ob Sie eine PDF-Datei mit einem Windows-PC, einem Android-Smartphone oder einem MacBook öffnen. Die Datei sieht immer gleich aus.

Der größte Vorteil dieser Anwendung liegt darin, dass die konvertierte Datei genauso erscheint wie das Originaldokument. Es spielt zudem keine Rolle, ob das Original nur aus Text oder mit Bildern ausgestattet ist. Die Originalstruktur bleibt immer erhalten. Falls es erforderlich ist, können Sie an der PDF-Datei noch Veränderungen vornehmen. Kofax PaperPort 14 Standard und Professional bieten dazu mehrere integrierte Werkzeuge.

Dokumente übersichtlich archivieren

Die eingescannten und konvertierten Dateien müssen natürlich auch irgendwo gespeichert werden. Dazu können Sie sich verschiedene Ordner anlegen. Wie Sie die Einteilung vornehmen, bleibt Ihnen überlassen. Beispielsweise können Sie Ordner mit Lieferscheinen, Rechnungen oder anderen Themen benennen. Dadurch behalten Sie immer den Überblick. Die meisten Anwender stellen zumeist auch noch eine Jahreszahl hintenan, um die Übersicht zu erhöhen.

Da es sich bei dieser Variante um die Professional Version handelt, können Sie die Dokumente auch auf Netzlaufwerksordnern ablegen, damit diese für Ihre Kollegen jederzeit zugänglich sind. Dadurch brauchen Sie die gewünschten Dateien nicht mehr umständlich per E-Mail zu verschicken. Die Nutzung von Netzlaufwerken ist in größeren Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern immer die beste Lösung.

Eine moderne Software mit einfacher Bedienung

Die wichtigste Voraussetzung zur Nutzung dieser Software ist es, einen PC sowie einen Scanner zu besitzen. Mehr braucht es nicht. Um welche Art von Scanner es sich handelt, ist unerheblich. Flachbettscanner funktionieren genauso gut wie Multifunktionsgeräte. Nachdem die Software heruntergeladen wurde, starten Sie den Installationsprozess durch einen Doppelklick auf die Datei. Während des Vorgangs erkennt die Software automatisch Ihre Hardware und führt eine passende Konfiguration durch. Deshalb brauchen Sie bei der Installation zumeist keine Einstellungen vorzunehmen.

Ist der Installationsvorgang abgeschlossen, steht Ihnen Kofax PaperPort 14 Professional sofort im vollen Umfang zur Verfügung. Daher können Sie unverzüglich mit der Arbeit beginnen. Haben Sie die ersten Dokumente eingescannt und in konvertierter Form gespeichert, ist es nicht schwer, diese wiederzufinden. Sollte Ihr Ablagesystem nicht so übersichtlich gestaltet sein, ist es ebenfalls kein Problem. Diese Büroanwendung ist mit einer leistungsstarken Suchfunktion ausgestattet. Sie brauchen nur nach einem bestimmten Begriff zu suchen und Ihnen werden daraufhin unverzüglich die Dokumente präsentiert, in denen dieser Begriff vorkommt. Das ist zudem auch nützlich, wenn Ihre Ablage schon recht umfangreich ist.

Warum sollten Sie sich diese Software kaufen?

Es gibt verschiedene Gründe für diese Entscheidung. Der wichtigste Grund besteht darin, das Büro zu digitalisieren. Die riesigen Aktenschränke gehören dadurch schon bald der Vergangenheit an. Zudem tritt eine enorme Zeitersparnis auf. Falls bestimmte Dokumente benötigt werden, reichen ein paar Mausklicks aus, um diese zu finden.

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